使用電子合同服務,可以幫助企業(yè)簡化合同管理流程,提高工作效率,加強業(yè)務合規(guī)性。那么,我們該如何選擇一款適合自己企業(yè)的電子合同平臺呢?以下是幾點考慮因素。
1. 選擇平臺類型
首先,您可以選擇第三方的平臺服務商,或者CA機構(gòu)旗下的服務商。
在電子合同產(chǎn)業(yè)鏈中,各大供應商承接第三方認證機構(gòu),進而服務政企用戶。因為簽訂電子合同是構(gòu)建完整、合法的數(shù)據(jù)鏈的過程,需要在合同簽署前、簽署中、簽署后都通過應用電子簽名技術(shù),保障合同的法律有效性。
目前,電子合同供應商主要分為CA機構(gòu)旗下服務商和第三方獨立服務商兩類。前者作為認證機構(gòu),擁有得天獨厚的牌照資源和客戶資源;后者企業(yè)數(shù)量較多,包含傳統(tǒng)電子簽章或數(shù)據(jù)保全企業(yè),以及創(chuàng)新型機構(gòu),在產(chǎn)品功能和服務能力商更具優(yōu)勢。
2. 考量產(chǎn)品功能
企業(yè)在選擇電子合同平臺時,要確保平臺的功能能夠滿足企業(yè)的實際需求。
因為簽合同不僅僅是簽署一瞬間的動作,還需要擬定、上傳、存儲和管理等多種功能。另外,針對不同行業(yè),對是否能對接業(yè)務系統(tǒng)、出具合法的電子證據(jù)、是否支持批量簽署審核、合同管理上是否支持歸檔統(tǒng)計等,有特定的需求。
目前,電子合同平臺主要分為SaaS和本地化產(chǎn)品兩大類的產(chǎn)品類型。SaaS類模式比較常見,開通即用,功能豐富,適合中小企業(yè);本地化產(chǎn)品原文不出本地,數(shù)據(jù)安全性更高,適合集團型企業(yè)。
3. 考量產(chǎn)品易用性
一款好用的電子合同軟件,可以幫助企業(yè)提高業(yè)務效率。企業(yè)選擇電子合同平臺,需要看企業(yè)部署的方案是否便捷易用,對接接口是否標準化、業(yè)務系統(tǒng)對接是否流暢,符合使用習慣。
目前,針對不同行業(yè)和業(yè)務系統(tǒng),優(yōu)秀的電子合同廠商會提供成熟、標準化的行業(yè)解決方案和POC測試流程。這些都是能夠直接影響到平臺應用效果的因素。
4. 數(shù)據(jù)安全性
由于合同的相關(guān)信息通常是企業(yè)的商業(yè)機密,因此數(shù)據(jù)安全性是企業(yè)選擇電子合同平臺時必須考慮的重要因素。
一般,我們要注意平臺是否有完善的數(shù)據(jù)加密機制,是否嚴格控制用戶權(quán)限等。可以通過必要的行業(yè)資質(zhì),例如《商用密碼產(chǎn)品認證證書》、《電子認證服務許可證》等,證明服務商通過了權(quán)威機構(gòu)的認證,才能獲得這類資質(zhì)認證證書。
5. 技術(shù)支持與售后服務
電子合同平臺的技術(shù)支持和售后服務書評,對企業(yè)的選擇也有很大的影響。技術(shù)支持團隊是否具備豐富的經(jīng)驗,在面對問題時能夠快速給出解決方案;售后服務團隊是否能夠及時響應客戶反饋,并提供及時有效的服務,都是需要考量的品質(zhì)。
合格的電子合同平臺,應該有專門的技術(shù)團隊保障服務穩(wěn)定的并發(fā)量、穩(wěn)定性;同時,在本地應該有專門的服務團隊,及時響應客戶的應急需求。
以上就是“線上簽合同用什么軟件?應該怎么選”的相關(guān)內(nèi)容了。您可以根據(jù)企業(yè)規(guī)模、行業(yè)屬性、簽署場景等因素,選擇適合的電子合同服務商。
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