采購計劃管理主要工作職責

采購計劃的各項業務主要由采購部組織執行。明確采購計劃管理的職責分工有助于規范采購計劃的編制、審批、執行、變更等工作，確保采購計劃及預算順利推行。下表為采購部相關人員在采購計劃管理方面的主要職責分工說明表。采購計劃編制 1．采購部組織需求部門提交采購需求計劃，并與倉儲部核對庫存量，進而匯總、分析實際的采購需求 2．采購部負責匯總采購需求計劃，根據匯總結果編制采購計劃草案，明確采購物資類別、數量、采購金額、采購方式和采購時間等內容 2．及時與財務部溝通，進行采購計劃草案的試算平衡，編制正式的采購計劃 3．審核各部門呈報的采購計劃，統籌策劃和確定采購內容，編制主輔料采購清單采購計劃審批 1．采購部各級管理人員須明確自身采購審批權限，在權限范圍內進行審批 2．采購部各級管理人員嚴格按照企業相關規定開展采購計劃編制的審批、采購執行與調整的審批、采購計劃考核的審批等工作采購計劃執行與變更 1．采購部管理人員負責采購計劃分解工作，將采購計劃落實到個人，并做好采購信息記錄工作 2．采購人員組織、落實日常采購工作，及時供應生產經營所需的各類物資，定期檢查倉庫的驗收、入庫、發放等工作 3．采購部須及時審核請購部門提出的采購計劃增補申請，并嚴格審核申請是否符合企業規定，對符合企業規定的增補申請，編制采購計劃增補方案，以便據此組織開展采購作業 4．采購部經理或稽查人員須對采購計劃的執行情況進行總結、評價，并提出改進意見采購預算管理 1．采購部在財務部的協助和指導下，采用科學的采購預算編制方法，編制采購預算草案，并將草案報財務部進行綜合的試算平衡，形成正式的采購預算方案 2．采購部按照采購預算方案執行各項采購工作，實施采購的預防控制和過程控制，有效降低采購成本 3．在財務的指導和協助下，采購部對采購預算的執行情況進行總結，并制定改進方案 4．采購部明確采購預算調整與變更的情形，并嚴格按照企業規定進行采購預算調整與變更的審核、審批工作

采購部

采購計劃管理制度

1 采購計劃管理辦法 采購計劃管理辦法 第1章總則 第1條為加強本公司對采購計劃的管理，保證公司各項生產經營活動的順利進行，特制定本辦法。第2條本辦法適用于公司所有物資的采購計劃編制、審批、執行與變更的管理工作。第3條公司相關部門及人員在采購計劃管理方面的職責分工如下。 1．采購部負責采購計劃的編制、審核、執行、變更調整及評價改進等工作。 2．財務部負責對采購計劃進行預算金額的試算平衡，并在采購計劃執行階段劃撥相關款項。 3．總經理負責對采購計劃進行審批。第4條本辦法所涉及的獨立需求物料是指其需求量不受其他物料需求影響的物料，而相關需求物料則相反，其需求量受其他物料需求的影響。 第2章采購計劃的編制與審批 第5條采購部匯總各部門的物資需求，編制物資需求匯總表，結合公司上期生產銷售情況和本年度經營目標，確定本期采購需求，匯總、編制采購需求計劃。第6條本期采購需求的確定步驟說明如下所示。 1．采購部根據各部門提交的物資需求表，配合需求預測確定獨立需求物料的需求數量，采用定量訂貨模型或定期訂貨模型確定訂購批量和訂購點。 2．確定獨立需求物料的需求數量后，應進一步確定相關需求物料的需求數量，相關需求物料數量可采用訂貨點法，也可以按照相關產品的需求量進行分解。 3．確定上述兩類物資需求數量后，應根據庫存狀況及在途物資狀況，確定采購需求數量。第7條采購部根據采購需求計劃編制采購計劃草案，草案中包括采購物資類別、數量、采購金額、擬采用的采購方式以及采購實施的具體時間安排等內容。第8條本公司常用的采購方式及其適用條件如下所示。

第9條采購數量的影響因素主要包括生產需求量、采購批量大小與價格的關系、庫存狀況、采購支出承受能力、采購物資的特性、市場動態等。本公司常用的采購數量確定方法如下所示。

第10條采購部編制好的采購計劃草案，需提交給財務部進行預算金額的試算平衡，并將試算平衡后的采購計劃草案上交采購總監審核，總經理審批。第11條采購計劃在編制的過程中，應注意以下4點事項。 編制采購計劃的注意事項 1．采購計劃的編制應考慮公司年度目標達成的可能性 3．考慮保障生產與降低庫存之間的平衡 4．保證銷售計劃和生產計劃的可行性 2．關注物資采購價格和市場信息的可能變化 第3章采購計劃的執行與變更 第12條采購計劃主管將采購計劃按照時間和職位進行分解，將采購任務分配到各崗位，向采購人員說明采購品種、數量、價格、期限和供應商等信息，采購部做好采購過程中的信息記錄工作，采購計劃主管對采購計劃的執行情況進行監督。第13條采購部應判斷采購作業是否屬于大額采購，對兩種采購作業采取不同的執行方法。 1．大額采購：由采購經理簽發采購通知書，報經總經理審批后執行采購采購計劃。 2．小額采購：由采購經理直接安排采購。第14條在采購計劃執行過程中，應遵循以下三方面要求。采購期限要求：按照請購部門的需求日期及需求數量，聯系供應商及時供應價格質量要求：以合理的價格購取較高質量的商品采購對象要求：采購前應對供應商的產品質量、性能、報價、交貨期限、售后服務等做出評價第15條若在執行過程中出現異常情況，采購計劃責任人應及時調整采購預算與計劃，并上報采購總監審核，總經理審批。第16條對于預算內的采購計劃，采購經理給予審核后，交財務部進行審核，并由財務部劃撥相應款項，由采購部實施采購；對于預算外的采購計劃，采購經理應將其提交總經理進行審批，送財務部進行核準并實施。第17條各請購部門在發現采購物資不能滿足業務需求時，應編制“物資增補計劃申請表”，經部門經理簽字后提交采購部。第18條如出現以下情形之一的，相關部門人員可提出采購增補要求。 采購計劃變更條件 ● 相關部門的臨時訂單 ● 不可預期的設備損壞 ● 公司生產經營的臨時需求 ● 采購需求計劃執行完畢后，又收到安全庫存預警單 ● 其他突發情況第19條采購部對各部門提交的“物資增補計劃申請表”進行審核，確認該申請表是否符合公司規定，如不符合規定，采購部有權駁回物資增補申請。第20條如缺貨情況屬實，采購部應及時編制說明文件，說明增補物資需求的原因及已采購物資的使用情況，上報采購總監、財務部審核，總經理審批。第21條如審核通過，采購計劃責任人編制“采購計劃增補方案”，采購計劃增補方案中應明確增補物資的數量、規格、金額、采購時間等內容。同時，采購計劃責任人應分析計劃增補對現有計劃及業務的影響，編制增補采購計劃可行性分析報告。如審批未通過，采購部有權駁回部門申請。第22條增補采購計劃制定完成后，采購部將其發送至請購部門，作為實施采購增補的依據。第23條采購計劃執行完畢后，采購經理負責對執行情況進行評價，提出改進意見，操作步驟如下。 第1步：采購部對采購計劃執行工作進行總結，在規定時間內完成“采購計劃工作報告”的編制，上報采購經理審核 第2步：采購經理對采購計劃工作總結進行分析研究，結合對采購過程的監督、檢查，參考總經理和其他相關部門的意見，對采購計劃的執行情況做出評價 第3步：采購部其他員工根據采購經理反饋的評價結果制定相應的采購執行改進方案，提交采購經理、總經理審批，審批通過后執行改進 第4章附則 第24條本制度報經總經理審批通過后，自頒布之日起實施。第25條本制度由采購部負責制定，每年修訂一次，其解釋權歸采購部所有。 2 采購計劃審批制度 采購計劃審批制度 第1章總則 第1條為規范采購計劃在編制、執行、調整等工作過程中的審批事宜，特制定本制度。第2條本制度適用于對采購計劃編制、執行與調整及考核等工作中，以及過程文檔的審批工作。第3條采購總監、總經理負責采購計劃的審批，采購部及各申購部門為采購計劃的執行機構。 第2章對初編采購計劃的審批 第4條總經理負責對采購部提交的年度采購計劃進行審批，采購總監、采購經理負責季度、月度采購計劃的審批。第5條對編制完成的采購計劃，其審核內容主要包括以下四項。 1．采購計劃與公司生產經營計劃的吻合度。 2．采購目標是否合理，采購工作是否遵循成本最優原則。 3．物資消耗定額、物資采購批量是否準確，庫存儲備量是否適當。 4．采購計劃表中的內容是否符合規定要求。 第3章對采購計劃執行與調整的審批 第6條在采購計劃執行過程中，涉及的審批事項如下。 1．采購計劃責任人分解年度采購計劃，請購部門經理對請購需求進行簽字批準。 2．采購計劃責任人審核請購需求是否在年度采購計劃內，不在計劃內的采購申請應立即上報采購經理審批。第7條在采購計劃調整過程中，涉及的審批事項如下。 1．對已經審批的采購物資，請購部門如需變更物資規格、數量或撤銷采購申請，應及時上報采購部審批，以便采購部更改采購計劃。 2．在增補采購需求計劃時，各請購部門應編制“增補需求計劃申請表”，經部門經理審批簽字后，上報采購部審核，審核通過后編制“采購計劃增補方案”。 3．“采購計劃增補方案”經采購經理、財務部、總經理審批通過后，采購部須將其返給請購部門，預示相應物資即將進入采購執行環節。 第4章對采購計劃考核結果的審批 第8條采購部定期編制“采購計劃執行情況報告”，上交采購經理、采購總監審核，總經理審批，并由采購總監對報告進行分析，編制“采購計劃執行情況分析”。第9條采購總監根據分析結果編制獎懲方案，交由總經理審批，對相關人員進行獎懲。 第5章附則 第10條如本公司現有制度與本制度沖突，應以本制度為準。第11條本制度由采購部負責制定與解釋工作，經總經理審批通過后實施。

采購部

3 采購預算管理制度 采購預算管理制度 第1章總則 第1條為加強本公司對采購預算的管理，提高資金利用率，降低采購成本，特制定本制度。第2條本制度適用于采購預算的編制、執行與評估、變更與調整等工作。第3條公司各部門在采購預算管理方面的權責分工如下。 1．采購部負責組織編制采購預算，并監督、控制采購預算的執行。 2．財務部負責協助采購部制定采購預算，對公司整體預算進行整合。 3．總經理辦公室負責下達相關工作計劃，并對采購預算進行審批。 第2章采購預算編制 第4條公司各部門根據公司經營計劃和部門實際情況提出物資采購需求. 第5條采購部及時匯總各部門提出的采購需求，編制“采購需求匯總表”。第6條采購部對比分析物資庫存情況與各部門的采購需求，結合公司上年度生產狀況、銷售狀況及本年度經營目標，確定年度采購需求，并根據采購需求狀況、庫存狀況，制訂采購計劃。第7條采購計劃人員在財務部的協助下，選擇適宜的采購預算方法、提出準確預算數字、確定采購數量，制定采購預算草案，上報公司財務部審核。第8條采購部應采用目標數據和歷史數據相結合的方式確定預算數字，對預算留有適當的余量，以應對可能出現的緊急情況。第9條采購預算編制方法具體如下所示。

第10條財務部在充分考慮公司現實資金狀況、市場狀況、整體預算的基礎上，對采購預算草案進行綜合平衡。第11條采購部編制正式的采購預算方案，上呈采購總監審核，總經理審批，并根據上級領導的意見對預算方案進行修改。第12條采購部按照以下三個步驟對采購預算草案進行完善。 1.確定預算偏差范圍采購部根據行業平均水平、以往經驗、公司實際情況選定預算偏差范圍 2.計算預算偏差值為控制、確保采購工作的順利開展，應比較采購實際支出和采購預算支出的差距 3.調整不當預算若預算偏差值超出規定范圍，采購部應及時分析原因，修改預算第13條采購預算專員于每月1～5日根據以下資料，結合采購預算結果、月底物資庫存量、安全庫存量、采購提前期等因素，編制月度采購預算。 1．各請購部門提交的年度采購計劃申請 2．預計的物資期末庫存量 3．本期計劃未結轉庫存量 4．物資計劃價格第14條采購預算專員根據歷史交易價格、供應商到貨信息，在“月度采購預算表”中填寫價格信息和預計到貨日期后，提交正式月度采購預算，經采購經理審核后，上報總經理審批。第15條采購部實施采購預算計劃內外的采購應注意以下兩點。 1．采購部應將采購預算提交采購經理審核、總經理審批。 2．采購部將審批通過的采購預算送至財務部進行核準，由財務部劃撥款項。 第3章采購預算執行與評估 第16條采購部應嚴格按照審批通過的采購預算執行采購工作，并根據采購物資的使用情況、需求情況、采購頻率、價格穩定性等因素，選擇最優的采購方式。第17條為在保證采購質量的同時控制采購支出，采購部在執行采購預算的過程中，應遵循以下要求。 1．采購人員應對供應商的產品質量、性能報價、交貨期限、售后服務等進行綜合評價，選擇優質供應商。 2．采購時應以合理價格取得質量較高的物資。 3．采購人員應根據請購部門的需求數量、需求日期及時與供應商聯系，降低公司缺貨成本。第18條經核定的分期采購預算，如當期未動，不得保留，若確有需要，下期補辦相關手續。第19條對于未列入預算的緊急采購，請購部門應及時追加補辦相關手續。第20條采購經理在采購預算執行后對采購預算執行工作進行總結，編制“采購預算執行情況總結報告”，提交采購總監審核。采購總監應根據“采購預算執行情況總結報告”、對采購過程的監督、檢查及其他部門的意見，對采購預算執行情況進行評價，并提出改進意見。第21條采購部根據采購總監的改進意見制定“采購執行改進方案”，提交采購總監審核、總經理審批，審批通過后執行改進。 第4章采購預算調整與變更 第22條采購預算一經公司總經理審批，須嚴格遵守執行，一般不允許調整與變更。如發生下列五種情形之一的，預算執行部門方可執行采購預算調整申請工作。

公司經營方向發生改變
市場經濟形勢發生重大變化，導致公司需調整
發生重大政治、經濟事件、宏觀政策調整
受重大自然災害影響
公司內部重大政策調整

第23條采購預算調整、變更審批程序與采購預算編制的審批程序一致，不得私自更改。第24條采購部對各部門提交的“采購預算變更申請表”進行審核，分析采購預算變更原因，當滿足以下四項條件時，方能批準采購預算的變更。 1．采購預算的變更有助于保障公司采購戰略計劃的執行，有利于實現公司經營目標。 2．采購預算的變更有助于協調公司各部門間的合作。 3．采購預算的變更有助于合理、高效的進行資源分配。 4．采購預算的變更有助于加強對公司物流成本的監督和控制。第25條各部門提交“采購預算變更申請表”時，應將下列明細事項填寫完整：請購部門名稱、部門聯系人電話、請購日期、原請購單編號、請購物資名稱、規格、變更數量、物資采購變更原因、部門經理簽名與蓋章。第26條采購部在整體掌控采購預算的前提下，將審批通過的“采購預算變更申請表”提交至采購總監或總經理審批。 1．200萬元以下的采購預算變更，由采購總監負責審批。 2．200萬元（含）以上的采購預算變更，由總經理負責審批。第27條采購部根據變更后的預算開展采購工作。 第5章附則 第28條本制度每年度由采購部負責根據公司實際經營情況進行修訂。第29條本制度報總經理、采購總監審核通過后，自年月日起生效。