當(dāng)我們舉辦大型活動(dòng)、或者開(kāi)展某項(xiàng)重點(diǎn)工作時(shí)，都要以部門(mén)的名義，向公司領(lǐng)導(dǎo)層或者上級(jí)部門(mén)提交一個(gè)申請(qǐng)書(shū)或請(qǐng)示，陳述舉辦這項(xiàng)活動(dòng)或者開(kāi)展這項(xiàng)工作的理由，以獲得上級(jí)部門(mén)的批準(zhǔn)、認(rèn)可、支持和資源保障。
申請(qǐng)書(shū)、請(qǐng)示和報(bào)告都屬于上行文，是下級(jí)單位向上級(jí)單位、下級(jí)部門(mén)向上級(jí)部門(mén)、員工向領(lǐng)導(dǎo)提出申請(qǐng)、請(qǐng)示或報(bào)告工作時(shí)用到的文種。這三種文種能起到向上請(qǐng)求批準(zhǔn)答復(fù)、反映情況、提出建議的作用。
三種文種既有明顯的區(qū)別，也有很多共同點(diǎn)。
一、申請(qǐng)書(shū)
寫(xiě)申請(qǐng)書(shū)的目的，在于向上級(jí)表達(dá)愿望、提出訴求，請(qǐng)求上級(jí)給予批準(zhǔn)，或者提供相應(yīng)的支持和幫助，如因事或因病請(qǐng)假、申請(qǐng)工作調(diào)動(dòng)、請(qǐng)求經(jīng)費(fèi)支持等。
對(duì)于接收申請(qǐng)書(shū)的領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)部門(mén)來(lái)說(shuō)，需要從申請(qǐng)書(shū)中清楚地了解到下級(jí)的愿望和訴求，以及提出這些愿望、訴求的原因和依據(jù)，從而做出是否同意和支持的決定。
寫(xiě)申請(qǐng)書(shū)時(shí)，需要弄清楚兩個(gè)問(wèn)題。一個(gè)是申請(qǐng)什么事項(xiàng)，是請(qǐng)假，還是尋求支持，還是請(qǐng)求批準(zhǔn)；另一個(gè)是為什么要申請(qǐng)，即申請(qǐng)的理由和依據(jù)是什么。在構(gòu)思申請(qǐng)書(shū)時(shí)必須考慮清楚這兩個(gè)問(wèn)題。
申請(qǐng)的事項(xiàng)必須清楚明白，不會(huì)讓人產(chǎn)生歧義。申請(qǐng)的理由必須充分、合理，有理有據(jù)，能夠說(shuō)服別人。組織素材時(shí)就要圍繞這兩個(gè)問(wèn)題進(jìn)行考慮。
撰寫(xiě)申請(qǐng)書(shū)時(shí)，邏輯要清晰，理由要充分，語(yǔ)言要精練，態(tài)度要誠(chéng)懇，這樣寫(xiě)出來(lái)的申請(qǐng)書(shū)才有足夠的說(shuō)服力。
申請(qǐng)書(shū)是需要批準(zhǔn)的，只有批準(zhǔn)后的申請(qǐng)書(shū)，才能生效和執(zhí)行。
二、請(qǐng)示
請(qǐng)示的目的在于，就某些工作中不明確的地方，政策把握不清楚的地方，是否能開(kāi)展某項(xiàng)工作，針對(duì)工作中存在的問(wèn)題提出的方案是否可行等，向上級(jí)部門(mén)請(qǐng)示?；蛘呔湍承┚唧w事項(xiàng)請(qǐng)求領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)部門(mén)批準(zhǔn)。
對(duì)于接受請(qǐng)示的領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)部門(mén)來(lái)說(shuō)，必須從請(qǐng)示中明確地知道請(qǐng)示事項(xiàng)的內(nèi)容和依據(jù)，以便于做出具體的回復(fù)。
在構(gòu)思和撰寫(xiě)請(qǐng)示時(shí)，要直接提出需要解答的疑惑，或者需要批準(zhǔn)的事項(xiàng)，不能模糊不清、模棱兩可，讓人不知所云。提出疑問(wèn)或事項(xiàng)時(shí)，要同時(shí)給出自己的理由和依據(jù)，以說(shuō)服領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)部門(mén)做出科學(xué)、合理的判斷。
請(qǐng)示的篇幅不宜過(guò)長(zhǎng)，寫(xiě)起來(lái)也更為簡(jiǎn)單。需要注意的是，請(qǐng)示要一事一請(qǐng)示，不能在一個(gè)請(qǐng)示中提出幾個(gè)請(qǐng)示事項(xiàng)。
請(qǐng)示是需要有回復(fù)的，請(qǐng)示的回復(fù)通常以批復(fù)的形式進(jìn)行回復(fù)。
批復(fù)通常會(huì)有三種意見(jiàn)，第一種是完全同意；第二種是原則上同意，但必須進(jìn)行一些局部修改，因此會(huì)在批復(fù)中提出具體的修改意見(jiàn)；第三種是不同意，對(duì)下級(jí)單位或部門(mén)請(qǐng)示的事項(xiàng)予以否決。
三、報(bào)告
寫(xiě)報(bào)告的目的在于向上級(jí)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見(jiàn)和建議，或者答復(fù)上級(jí)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)的詢(xún)問(wèn)。
對(duì)于接受報(bào)告的領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)部門(mén)來(lái)說(shuō)，需要從報(bào)告中全面了解報(bào)告者的工作情況、工作狀態(tài)、工作進(jìn)度等內(nèi)容。閱讀報(bào)告的過(guò)程，相當(dāng)于書(shū)面聽(tīng)取匯報(bào)和調(diào)查研究的過(guò)程。
報(bào)告從內(nèi)容上可以分為綜合報(bào)告和專(zhuān)題報(bào)告，從時(shí)間上可以分為年度報(bào)告和階段性報(bào)告。
不同的報(bào)告，對(duì)內(nèi)容的要求也不一樣。因此，在組織素材時(shí)，要根據(jù)報(bào)告本身的定位和特點(diǎn)，以及報(bào)告的不同分類(lèi)形式，對(duì)搜集到的素材進(jìn)行合理地剪裁和取舍。
報(bào)告一般分為四個(gè)部分。一是做了什么，也就是具體的工作情況；二是取得了什么樣的成績(jī)，產(chǎn)生了哪些明顯的效果；三是工作中還存在什么問(wèn)題，或者遇到了哪些新情況和新問(wèn)題；四是下一步有什么打算。
在構(gòu)思和撰寫(xiě)報(bào)告時(shí)，可以圍繞這四個(gè)方面去寫(xiě)。其中，第一部分“做了什么”是主體部分，其他三個(gè)部分可以略寫(xiě)或不寫(xiě)。
綜合報(bào)告要全面、客觀、真實(shí)地反映情況，同時(shí)要突出工作中的重點(diǎn)和亮點(diǎn)。
專(zhuān)題報(bào)告要把某項(xiàng)工作、某個(gè)問(wèn)題、某方面情況寫(xiě)深寫(xiě)透，一事一報(bào)，注重時(shí)效，寫(xiě)出特點(diǎn)。階段性報(bào)告要反映新情況、新特點(diǎn)、新變化，點(diǎn)出工作中遇到的困難和問(wèn)題，提出下一步的思路和打算。
年度報(bào)告要總結(jié)出工作中的典型做法和亮點(diǎn)，取得的主要經(jīng)驗(yàn)，有什么樣的體會(huì)，并提出下一年度的工作思路。
相對(duì)于申請(qǐng)書(shū)和請(qǐng)示，報(bào)告主要是陳述事實(shí)、說(shuō)明情況，無(wú)須上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)給予批準(zhǔn)、指示或回復(fù)。
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